14. Zakázky
Zakázka = projekt nebo dlouhodobá spolupráce s klientem. Pod jedním klientem můžeš mít více zakázek (vývoj e-shopu, správa marketing kampaně, retainer).
Zakázka má smysl, pokud chceš:
- Sledovat obrat per projekt (kolik jsme za rok 2026 vyfakturovali za „Migraci CRM").
- Mít separátní fakturační e-maily (jiná účetní pro každý projekt klienta).
- Sledovat budget (celkový rozpočet projektu, jednotlivý měsíční / roční limit).
- Nastavit specifickou hodinovou sazbu (jiná pro retainer než pro projekt).
- Generovat čísla projektů / smluv v hlavičce faktury.
Pokud nepotřebuješ tyhle věci, můžeš fakturovat bez zakázky — faktura se přiřadí jen ke klientovi.
14.1 Seznam zakázek
V hlavním menu klikni Zakázky.
Tabulka:
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Klient | Pod kterým klientem |
| Název | Identifikace zakázky |
| Stav | Aktivní / Pozastavené / Uzavřené |
| Hodinová sazba | Default sazba pro položky typu „hodina" |
| Měna | Výchozí pro nové faktury |
| Splatnost | Preset 7 dnů / 14 dnů / Měsíc / Vlastní; „Měsíc" = kalendářní měsíc. Zakázka přebíjí klienta i dodavatele |
| Obrat letos | Suma vystavených faktur na zakázce |
Nahoře je filtr Klient (dropdown se všemi klienty) — zúží seznam jen na zakázky vybraného klienta.
14.2 Nová zakázka
Z detailu klienta → záložka Zakázky → + Nová zakázka.
| Pole | Význam |
|---|---|
| Název | Krátké pojmenování („Web e-shop", „Retainer 2026") |
| Číslo projektu | Volitelné — bude na faktuře v rámečku „Projekt č." |
| Číslo smlouvy | Volitelné — bude na faktuře v rámečku „Smlouva č." |
| Hodinová sazba | Defaultní sazba pro položky typu „hodina" v editoru faktury |
| Měna | CZK / EUR / … |
| Splatnost | Preset 7/14 dnů, Měsíc (kalendářní) nebo Vlastní počet dní |
| Rozpočet — celkem | Volitelný horní limit za celou zakázku (varování v editoru, pokud překročíš) |
| Rozpočet — ročně | Volitelný roční limit |
| Rozpočet — měsíčně | Volitelný měsíční limit |
| Stav | Aktivní (default) / Pozastavené / Uzavřené |
| Poznámka | Interní text |
14.2.1 Fakturační e-maily
Pod hlavními poli je sekce Fakturační e-maily. Můžeš přidat až 3 adresy, kam se má kromě hlavního klienta posílat každá vystavená faktura — typicky účetní, projektový manažer, asistentka.
| Pole | Význam |
|---|---|
| Pozice | 1 / 2 / 3 (řazení) |
| Povinný | |
| Popisek | Volitelný — „účetní", „PM", „asistentka" |
| Účely | Doklady / Upomínky / Schvalování — pro které typy zpráv se e-mail použije. Vše zaškrtnuté (= nic neomezeno) je výchozí |
Při odesílání faktury jdou kopie na: klient.hlavni_email + zakazka.fakturacni_emaily[]. Pokud faktura nemá zakázku, jde jen na hlavní e-mail klienta. Má-li klient nastavené e-mailové kontakty podle účelu (viz § 13.2.2), nahrazují hlavní e-mail kontakty s účelem Doklady.
Kombinace s e-maily klienta — pod sekcí je volba, jak se fakturační e-maily zakázky kombinují s kontakty / hlavním e-mailem klienta:
| Režim | Chování |
|---|---|
| Výchozí *(default)* | Dosavadní chování: u dokladů a upomínek se e-maily zakázky přidávají, u schvalování výkazů nahrazují hlavní e-mail |
| Vždy přidat | E-maily zakázky se přidají k příjemcům dle kontaktů klienta u všech typů zpráv |
| Vždy nahradit | Jsou-li e-maily zakázky vyplněné, použijí se jen ony (kontakty klienta se přeskočí) |
14.3 Detail zakázky
Klik na název zakázky v seznamu.
Detail ukazuje:
- Přehled — všechny údaje + obrat letos / loni / celkem
- Faktury — seznam faktur na zakázce (filtr stavu)
- Výkazy víceprací — pokud používáš work_report v editoru, zde je seznam všech výkazů (PDF se sčítá per faktura)
14.4 Editace zakázky
Tlačítko Upravit vpravo nahoře.
Změna hodinové sazby se projeví jen na NOVÝCH položkách v editoru faktury. Stávající koncepty si zachovají původní sazbu, dokud je ručně neupravíš.
14.5 Pozastavení / uzavření zakázky
- Pozastavit — zakázka zůstává v seznamu, ale v editoru faktury se objeví varování „Pozastaveno". Pro nové faktury použij jinou.
- Uzavřít — zakázka se schová z výchozího filtru. Faktury zůstávají, obrat se počítá. Lze obnovit zpět na
Aktivní. - Smazat je možné jen pokud zakázka nemá žádné faktury.
14.6 Schvalování výkazu zákazníkem
V editoru zakázky (sekce Schvalování výkazu) je checkbox „Vyžaduje schválení výkazu práce zákazníkem".
Když ho zaškrtneš, faktury patřící této zakázce, které mají výkaz víceprací, nepůjde vystavit, dokud zákazník výkaz neschválí přes e-mailový odkaz. Po schválení se faktura automaticky vystaví a odešle.
💡 Pokud na zakázce vystavíš fakturu bez výkazu víceprací (např. fixní paušál), schvalovací proces se přeskočí — faktura jde vystavit normálně. Schvalování se týká jen faktur s výkazem.
Kam jde e-mail se žádostí o schválení
| Konfigurace | Příjemce schvalovacího e-mailu |
|---|---|
| Klient má kontakty s účelem Schvalování (§ 13.2.2) | Tyto kontakty (+ e-maily zakázky dle režimu kombinace) |
| Zakázka má fakturační e-maily (sekce 8.2.1) | Jen na ně, hlavní e-mail klienta NEDOSTANE |
| Zakázka nemá fakturační e-maily | Hlavní e-mail klienta |
Záměr: na schvalovacím e-mailu může být účetní (fakturační e-mail), zákazník se o vícepracích dozví až s hotovou fakturou.
Detailní popis workflow schvalování (tlačítka, stavy, public stránka) viz kapitola 10. Faktura — editor a výkaz víceprací § 10.7.
14.7 Tipy
- Bez zakázky lze fakturovat — v editoru nech pole „Zakázka" prázdné. Užitečné pro jednorázové faktury (poradenství, license).
- Hodinová sazba je default — vždy ji můžeš v editoru přepsat per položka.
- Číslo projektu / smlouvy se na PDF zobrazí jen pokud je vyplněné.
- Fakturační e-maily doporučujeme vždy — admin firmy obvykle nemá rád, když faktura jde jen jemu osobně místo na účetní oddělení.