13. Upomínky po splatnosti

Když klient nezaplatil včas, můžeš mu poslat upomínku — speciální e-mail s textem typu „Vaše faktura č. XXX byla splatná YY dní zpět, prosíme o úhradu".

Upomínky lze posílat 3 způsoby:

  1. Manuálně z detailu jedné faktury (tlačítko)
  2. Hromadně z Seznamu faktur (bulk action)
  3. Automaticky z cronu (cron-send-reminders.php)

13.1 Předpoklady

Aby šla upomínka odeslat, faktura musí:

13.2 Manuální upomínka

Otevři Detail faktury → tlačítko Upomínka.

Tlačítko upomínka
Tlačítko upomínka

Po kliknutí:

Activity log: invoice.reminded s počtem dní po splatnosti.

13.2.1 Test upomínky

Vedle Upomínka je tlačítko Test upomínky — pošle stejný e-mail jen na tvůj e-mail (admina, kterého jsi přihlášen). Užitečné pro:

13.3 Hromadná upomínka

Z Faktury → filtr „Po splatnosti" zaškrtni více faktur → bulk action Upomínka (N).

Hromadná upomínka
Hromadná upomínka

Server:

  1. Pro každou fakturu zkontroluje, že splňuje předpoklady (§ 13.1)
  2. Cooldown — pokud byla upomínka poslána před <14 dny, faktura se přeskočí
  3. Pošle e-mail
  4. Update statusu

Hláška o výsledku: Odesláno: 8, přeskočeno (cooldown): 2, chyb: 0.

13.4 Cron — automatické upomínky

Pro pravidelné upomínání nastav cron:

cmd/cron-send-reminders.sh    # 1× denně, doporučeně 09:00 Po–Pá

Skript php api/bin/cron-send-reminders.php má parametry:

ParametrDefaultVýznam
--days=N1Faktura musí být po splatnosti alespoň N dní
--cooldown=N14Min. počet dní mezi dvěma upomínkami stejné faktury
--dry-run—Jen vypíše, co by udělal, bez odeslání
--supplier=N(všichni)Omezit na jednoho dodavatele

13.4.1 Doporučené nastavení

# Po-Pá v 9:00 — upomínat faktury 5+ dní po splatnosti, max 1× za 14 dní
0 9 * * 1-5  /var/www/myinvoice.cz/cmd/cron-send-reminders.sh --days=5 --cooldown=14

💡 --days=5 je rozumný „grace period" — klient mohl mít dovolenou, bankovní poplatek, nebo sis ty zapomněl naimportovat výpis.

13.4.2 Dry-run pro test

Před produkčním nasazením:

php api/bin/cron-send-reminders.php --days=5 --dry-run

Vypíše:

[dry-run] Faktura #2604012 (ACME s.r.o., 12 dní po splatnosti) — by se odeslala na 3 adresy
[dry-run] Faktura #2604015 (Studio Fialka, 7 dní po splatnosti) — by se odeslala na 1 adresu
[dry-run] Faktura #2604008 — přeskočena (poslední upomínka před 4 dny < cooldown 14)
[dry-run] CELKEM: 2 by se odeslaly, 1 přeskočena.

13.5 Šablona upomínky

Šablona je v Systém → E-mail šablony → invoice_reminder.

Editor šablony upomínky
Editor šablony upomínky

Můžeš editovat:

13.5.1 Dostupné placeholders

PlaceholderVýznam
{{ varsymbol }}Variabilní symbol faktury
{{ amount }}Částka k úhradě, formátovaná
{{ currency }}Měna
{{ due_date }}Datum splatnosti
{{ days_overdue }}Počet dní po splatnosti
{{ client_name }}Jméno klienta
{{ supplier_name }}Jméno dodavatele
{{ payment_link }}(volitelné) odkaz na platební bránu
{{ reminder_count }}Počet již odeslaných upomínek (1 = první, 2 = druhá, …)

13.5.2 Multi-jazyčnost

Pro každou šablonu jsou 4 varianty:

Vybere se podle klient.language.

13.6 Tipy